• Performance: Durch den Einsatz mehrerer Cache-Strategien ist es uns gelungen die Performance der Anwendung merklich zu steigern
• Datenbankunabhängigkeit: Woodpecker-IT baut nun auf eine datenbankunabhängige Persistenzschicht auf die den Einsatz unterschiedlicher Datenbanken ermöglicht. Aktuell testen wir MSSQL und Oracle als Alternativen zu dem bekannten MySQL
• Zukunftssicherheit: Woodpecker IT wurde bezüglich der eingesetzten Techniken auf den aktuellsten Stand gebracht. D.h. PHP 5.1 und MySQL 5, Inno-DB statt MyISAM als MySQL-Engine, Browserkompatibilität zu Microsoft Internet Explorer 6-8, Google Chrome, Opera und Firefox 3.5. Damit ist wieder eine stabile Basis für die anstehenden funktionalen Erweiterungen geschaffen.
• Bessere Usability: Dazu gehören das Editieren von Issues in einem Dialog über der Listenansicht, die wegklappbare Iconleiste in der Issue-Liste, neue Statistikdiagramme mit erweiterter Funktionalität und viele Detailverbesserungen sowie ein überarbeitetes und frischeres Oberflächendesign.
• Funktionale Erweiterungen: Hervorzuheben ist hier vor allem die Template-Referenzierung, die es ermöglicht die Rechte eines Benutzers direkt an die eines Templatebenutzers zu koppeln.

In der Version V5.4 wurden folgende Features implementiert:

• Berechnung von Datumswerten anhand von Zeitfunktionen im Filter
• Automatische Generierung von Einträgen aus Emails
• Import und Export von Einträgen im XML-Format analog der bisherigen CSV-Import und Export Funktionalität
• Einschränkung der Exportfunktion auf selektierte Einträge
• Alerting-Filter und Benachrichtigungen
• Anpassung des kompletten Farbschemas mittels CSS

Woodpecker IT ist komplett web-basiert aufgebaut. Alles was Sie für den Zugang benötigen, ist ein geeigneter Internet Browser und eine Internetverbindung. Unterstützt werden Internet Explorer, Safari, Netscape und Mozilla. Sonstige Software-Installationen sind nicht erforderlich.

Dies erlaubt weltweiten Zugriff und verteiltes Arbeiten, zudem können Ihre Kunden jederzeit in den Entwicklungsprozess einbezogen werden. Außerdem ist Woodpecker IT 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche erreichbar.

Da die Daten in einer zentralen Datenbank abgelegt sind, ist jede Änderung für alle Projektbeteiligten sofort sichtbar. Die Vorteile liegen auf der Hand:

Der Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten wird auf diese Weise enorm beschleunigt und sichergestellt, dass die betreffenden Daten immer aktuell sind.

Woodpecker IT verfügt über eine vollständige Multiuserfähigkeit. D.h. Einträge, die von einem Benutzer bearbeitet werden, werden für die Bearbeitung durch andere Benutzer gesperrt.

Dadurch wird bei Woodpecker IT die gleichzeitige Bearbeitung eines Eintrags durch zwei Benutzer unterbunden.

Der Schwachpunkt zahlreicher anderer webbasierter Tools, dass der Benutzer, der als letzter einen Eintrag speichert unbemerkt die Änderungen eines anderen Benutzers verwirft, tritt bei Woodpecker IT nicht auf.

Benutzer, die auf die Freigabe eines gesperrten Eintrag warten, werden benachrichtigt, sobald der andere Benutzer die Bearbeitung beendet hat.

Wir bieten die Software sowohl als Lizenz, wie auch als gehostete Version (Application Service Provider) an.

Die Lizenzversion bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten auf einem eigenen Server zu verwalten. Als Kosten fallen dabei lediglich eine einmalige Lizenzgebühr an.

Bei der ASP-Version läufft Woodpecker IT auf dem Webserver der AVS GmbH. Sie zahlen eine monatliche Nutzungsgebühr pro Benutzer. Wenn Sie einen Monat weniger Projekte haben, melden Sie für diesen Monat einfach Benutzer ab. Daneben entstehen Ihnen keine Kosten für Installation, Support oder Hardware. Die Anwendung wird ständig überarbeitet und erweitert. Aufwand für zukünftige Upgrades entfällt.

Besonderen Wert legen wir auf Ihre Wünsche und Anregungen. Diese sammeln wir in einem eigenen Woodpecker-Projekt und lassen sie in zukünftige Erweiterungen mit einfließen.

Natürlich können Sie auch bei der Lizenzversion im Rahmen eines Wartungsvertrages Woodpecker IT upgraden.

Die Einträge werden in einer Tabelle dargestellt. Die Tabelle ist sehr flexibel konfigurierbar und somit an jedes Projekt optimal anzupassen. Die einzelnen Spalten sind frei definierbar, ihre Anzahl kann beliebig gewählt werden. Die einzelnen Parameter, die für jede Spalte angegeben werden können, sind:

• Die Bezeichnung und Position der Spalte.
• Den Datentyp des Spalteninhalts (Text, verschiedene Zahlenformate, lfd. Nummer, Datum, oder eine frei definierbare Auswahlliste).
• Eine Vorbelegung der Felder kann zur Eingabebeschleunigung genutzt werden oder z.B. durch Vorbelegung durch das aktuelle Datum die Dokumentation der Einträge automatisieren.
• Jede Spalte kann zum Pflichtfeld werden, das bei allen oder auch nur bestimmten Statuswechsel geprüft wird.
• Zu jeder einzelnen Spalte kann die Führung einer Änderungshistorie konfiguriert werden. Der jeweilige Feldinhalt wird dann mit Angabe von User und Zeitpunkt protokolliert. Dies gewährleistet Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Projektverlaufes.
• Feldlänge in der Datenbank und der Projekttabelle.
• Jeder Spalte kann ein Hilfetext zugeordnet werden, der den Usern Eingabehilfen oder andere Informationen zur Verfügung stellt. Der Aufruf dieser Texte erfolgt für den User mit einem einzelnen Klick speziell für jeden Eintrag, so dass langes Suchen entfällt.
• Die Spalten werden den einzelnen Stati des Workflow zugeordnet. Durch die resultierende farbliche Kennzeichnung gewinnt die Darstellung enorm an Übersichtlichkeit.

Die vollständige Tabellenstruktur wird in nur einer übersichtlichen, klar strukturierten Maske definiert. Wie auch beim Workflow können Sie Vorgaben aus bereitgestellten Template-Projekten übernehmen und auf Ihre Erfordernisse anpassen oder vollständig neue Strukturen definieren. Sie werden überrascht sein, wie einfach Sie mit Woodpecker IT Ihre Anforderungen in Projekten abbilden können.

Jeder Eintrag durchläuft einen Workflow. Die einzelnen Stati des Workflows sind frei definierbar. Sie erhalten Woodpecker IT mit einigen vordefinierten Template-Projekten, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Selbstverständlich können Sie den Workflow für Ihre Projekte vollständig neu erstellen. Sie können für jeden der beliebig vielen Stati folgende Parameter frei definieren :

• Die Bezeichnung des Status.
• Den Defaultstatus beim Anlegen eines Neueintrages.
• Die Farbe, die den Status kennzeichnet zur Verbesserung der Übersicht. Die Statusfarbe wird in jeder Ansicht der Felder angewendet um die Zuordnung von Feldern zum jeweiligen Status zu verdeutlichen.
• Den oder die Folgestati, beliebige Verzweigungen und/oder Schleifen sind daher im Workflow abbildbar.
• Für jeden von Ihnen definierten Statuswechsel kann separat festgelegt werden, ob die Befüllung der Pflichtfelder (Festlegung in der Tabellendefinition) überprüft wird.
• Für jeden User kann die Sichtbarkeit der Stati eingestellt werden, so dass z. B. Kunden bestimmte firmeninterne Abläufe nicht einsehen können.
• Die Berechtigungen für Statuswechsel können ebenfalls für jeden User vergeben werden.
• Abhängig von Status eines Einträge können die einzelnen Felder hinsichtlich der Lesbarkeit und der Schreibberechtigung wiederum für jeden User einzeln festgelegt werden.
• Um nicht jeden User einzeln konfigurieren zu müssen, kann jeder Änderung der Workflow-Berechtigungen für jeden anderen User übernommen (kopiert) werden.

Alle Einstellungen zum Workflow nehmen Sie in nur zwei übersichtlichen, logisch aufgebauten Masken vor. Einfach bedienbare, übersichtliche aber flexible Konfigurationsmöglichkeiten sind eines der Hauptleistungsmerkmale von Woodpecker IT.

Die Berechtigungshierarchie ist prinzipiell dreistufig aufgebaut:

• Manager-Benutzer können User und Projekte anlegen und verwalten und Benutzer Projekten zuordnen.
• Die Projektadministratoren können für ihr jeweiliges Projekt den Aufbau der Tabelle mit den Einträgen, den Workflow und die Berechtigungen der anderen Mitarbeiter an diesem Projekt definieren.
• User können Einträge in der Tabelle vornehmen und diese bearbeiten, haben aber keine administrativen Rechte.
• Jedem User können verschiedene Zugriffsberechtigungen zugeteilt werden, z.B. welche Stati und Einträge für ihn sichtbar/bearbeitbar sind, aber auch welche Features er nutzen kann.

Die Tabelle kann jederzeit nach Spalteninhalten sortiert werden.

In der täglichen Arbeit mit Woodpecker IT ist es sinnvoll, eine Liste von Filtern zu definieren, welche in der Auflistung der Einträge per Auswahlliste umgeschalten werden können. Der Filter wählt die Einträge zur Anzeige aus, deren Feldinhalte den Filterbedingungen genügen.

Die Filterdefinition kann auf zwei verschiedenen Wegen erfolgen:

• einfach:

Dem jeweiligen Feld wird ein Vergleichswert zugeordnet, mehrere dieser Bedingungen werden UND-verknüpft. Diese Methode ist schnell und unkompliziert.

• erweitert:

Für komplexe Filterbedingungen steht ein Filtergenerator bereit, der verschachtelte (mehrere Klammerebenen) und auch ODER-verknüpfte Bedingungen sowie mehrere Vergleichswerte pro Feld (IN-Statement) ähnlich einer SQL-Anweisung generiert. Obwohl sehr komplexe Filtermöglichkeiten bestehen, kann der Filter mit wenigen Mausklicks konfiguriert werden.

Die einzelnen Filter können unter beliebigen Namen abgespeichert werden. Die einmal definierten Filter ermöglichen eine sehr effiziente Navigation in der Auflistung der Einträge, da sie dort in einer Auswahlliste zur Verfügung stehen.

Oft sagt ein Bild mehr als tausend Worte. Lange Beschreibungen zu verfassen kostet viel Zeit und führt leider doch viel zu oft zu Missverständnissen. Woodpecker IT bietet die Möglichkeit mehrere Anhänge an einen Eintrag zu koppeln. Ein Screenshot lässt keine Zweifel über den Status des Programmablaufs und Wortlaut von Fehlermeldungen. Auch der Ausschnitt von geändertem Sourcecodes kann zur Dokumentation einem Eintrag zugeordnet werden.

Die Größe dieser Anhänge unterliegt lediglich in der Summe dem Gesamtvolumen des Speicherplatzes dem Server. Bei der alltäglichen Arbeit mit Woodpecker IT werden Sie keine Grenzen einschränken.

Wenn ein User für E-Mail-Benachrichtigungen berechtigt ist, kann er diese Funktionen beim Anlegen oder Statuswechsel eines Eintrags durch eine Checkbox aktivieren. Daraufhin wir eine Auswahlliste der Projektbeteiligten angezeigt. Sie können sogar zusätzliche E-Mail-Adressen angeben. Sie bestimmen welche Felder des Eintages in die E-Mail eingebunden werden, Sie können darüber hinaus sowohl zusützlichen Text der E-Mail hinzufügen wie auch die Betreffzeile der E-Mail editieren, so dass sich Woodpecker IT perfekt Ihren Erfordernissen anpasst.

Jedem Projekt können mehrere Mailserververbindungsdaten zugeordnet werden.  Woodpecker IT holt sich Kopien der Emails von dem Mailserver. Berechtigte Benutzer können dann die Emails direkt in Woodpecker IT öffnen und die Inhalte und Anhänge Einträgen zuordnen.

Die Protokollierung der Historie der Feldinhalte ermöglicht die Zurückverfolgung von Inhalten und Vorgängen, zusammen mit Zeit- und User-Angaben. Die Historie-Funktion ist so ein effektives Instrument für das Projektmanagement und die Durchschaubarkeit von Vorgängen. Die Transparenz verbessert den Informationsstand der Projektbeteiligten, die Geschwindigkeit und Effektivität des Informationsaustausches.

In der Projektstruktur kann zu jedem Feld festgelegt werden, dass eine eine Historie geführt werden soll. Die Historie wird bei jeder Änderung des Feldinhaltes fortgeschrieben. Die festgehaltenen Informationen sind neben dem jeweilen Feldinhalt der User, der die Änderung vornahm, und der Änderungszeitpunkt.

Einträge können in Woodpecker IT hierarchisch anderen Einträgen untergegeordnet werden. Die Hierarchie lässt sich mit dem Workflow in Verbindung setzen. So kann z.B. festgelegt werden, dass ein Eintrag nur in einen bestimmten Status gewechselt werden kann, wenn sich alle seine untergeordneten Einträge in bestimmten Stati befinden.

Beispiel:

Die Projektaufgabe Test kann erst in den Status behoben gewechselt werden, wenn die untergeordenten Aufgaben Systemtest, Setuptest und Anwendertest erfolgreich durchgeführt wurden und ebenfalls im Status behoben sind.

Der Austausch von Daten zwischen den Projekten innerhalb Woodpecker IT ist eine weitere sinnvolle Funktion.

Einträge können von einem Projekt zum anderen wahlweise kopiert oder verschoben werden. Ferner kann auch festgelegt werden, welche Felder der Einträge einbezogen werden.

Diese Verbindung der Projekte ermöglicht z. B. das Archivieren von Daten in Archivlisten.

Mit Hilfe der Volltextsuche können alle Einträge eines Projekts schnell durchsucht. Dadurch kann Woodpecker IT auch als Wissendatenbank genutzt werden.

Als Import/Export - Schnittstelle wird Datenaustausch im CSV-Format (Semikolon/newline getrennte Liste) angeboten. Die Projektdaten können so in anderen Anwendungen wie z. B. Microsoft Excel weiter verarbeitet werden und umgekehrt können vorhandene Daten (.csv-Dateien) in ein Projekt importiert werden.

Der Import ist konfigurierbar, und wird durch Vorauswahl vereinfacht. Diese Funktionalität bietet zudem die Möglichkeit, bei der Einführung von Woodpecker IT die vorhandenen Projektdaten zu übernehmen, so dass sich die Umstellung auf Woodpecker IT einfacher gestaltet.

Um den Projektverlauf optimal kontrollieren zu können, bietet Woodpecker IT grafische Auswertungen an.

Drei unterschiedliche Charts lassen sich angezeigen oder deren Daten im CSV-Format exportieren:

• Ein Liniendiagramm zeigt die Anzahl von Einträgen pro Status im Zeitverlauf. Hier wird der gesamte Projektverlauf besonders deutlich erkennbar.
• Ein Balkendiagramm zeigt die durchschnittliche Dauer der Stati in Tagen. Hier wird erkennbar, in welchen Bereichen des Projekts möglicherweise Engpässe bestehen.
• Die dritte Statistik wertet die Anteile aller Stati zu einem wählbaren Stichtag aus. Das Ergebnis wird als Kreisdiagramm angezeigt.

Da die Datengrundlage für die statistische Auswertung immer abhängig von der gewählten Filtereinstellung ist, kann eine sehr differenzierte Projektauswertung erreicht werden.

Sie können sich beispielsweise anzeigen lassen wie viel Zeit ein bestimmter Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe durchschnittlich benötigt, um einen von User XY erfassten Fehler zu beheben.

Ausgewählte Einträge können in Form einer Liste gedruckt werden. Dabei bestimmen Sie welchen Felder gedruckt werden.

Daneben ist es möglich einen PDF-Report der Chronologie der ausgewälten Einträge zu generieren. Dabei werden die Einträge mit ihren Anfangswerten und sämtlichen Änderungen im Zeitablauf dargestellt.

Der Zugang zu Woodpecker IT sollte über eine HTTPS-Verbindung hergestellt werden. Dadurch bietet das System ein hohes Maß an Sicherheit für Ihre sensiblen Daten.

Ferner wird unbefugter Zugriff auf Ihre Projekte durch eine abgesicherte Session-Verwaltung verhindert. Ein geprüftes Sicherheitskonzept macht es nahezu unmöglich, in das System einzubrechen.

Unsere Server werden zudem täglich gesichert. Sollten Datenverluste auftreten, werden Ihnen innerhalb von zwei Werktagen Ihre Daten des Vortages bereitgestellt.

Durch einen Klick auf das Chatsymbol öffnet sich ein neues Browserfenster in dem die bisherigen Einträge gelistet werden bzw. ein leeres Fenster, wenn noch keine Einträge gemacht wurden. Sie können nun neue Einträge vornehmen, die zur Übersicht zusätzlich farblich hinterlegt werden können. Jeder Eintrag wird zusammen mit der Angabe des Users und der Zeit gelistet. Die neuen Einträge werden an oberster Stelle eingefügt.

Dieses Feature ist vor allem bei Themen von Nutzen, die z. B. erhöhten Diskussionsbedarf hervorrufen. Die Chatfunktion stellt sicher, dass themenbezogene Inhalte auf nachvollziehbare Art und Weise kommuniziert werden. Jeder User kann dabei alle Beiträge einsehen, dies garantiert einheitlichen Wissensstand.

Woodpecker IT ist multi-lingual aufgebaut, d.h. sämtliche Texte stehen in mehreren Sprachen zur Verfügung. Beim Anmelden entscheidet sich der Benutzer für eine Sprache, in der dann alle Bezeichnungen und die Online-Hilfe dargestellt werden. Die Sprache kann jederzeit gewechselt werden.

Im Moment stehen die Texte in den Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung. Zukünftig werden wir diese Sprachpalette erweitern. Die Eingabe der Übersetzungen erfolgt direkt über das Programm selbst und kann auch von allen Manager-Benutzern genutzt werden.

Die Online-Hilfe hilft Ihnen weiter, wenn Sie die Funktionen und Features einer Maske nachschlagen wollen.

Durch die Kontextsensitivität entfällt langwieriges Suchen in Verzeichnissen. Wenn Sie Hilfe benötigen, klicken Sie den Hilfe-Button und die benötigte Information ist präsent.

Die Online-Hilfe ist zusätzlich zur Funktionsbeschreibung mit Beispielen ergänzt. Die Beispiele dienen zur Veranschaulichung z. B. des Workflows, der Tabellendefinition, des Userrechtmanagements, der Historie, und vielem mehr.